Introducción al CTP
CTP significa Coste Total de Propiedad. Este concepto empezó a ser el centro de atención en los años 80 en el negocio de informática. Los gerentes descubrieron que el soporte necesario del software podría costar entre 5 y 8 veces el precio de compra. Este concepto se introdujo más tarde en los departamentos de compras.
El Coste Total de Propiedad (CTP) es una estimación financiera que ayuda a los consumidores y propietarios de negocios a determinar los costes directos e indirectos de un producto o servicio. El CTP va más allá y abarca todos los compromisos financieros para poseer, operar, mantener y desechar un producto.
El Coste Total de Adquisición (CTA) es el precio de compra más todos los costes necesarios para comprar el artículo y llevarlo al punto de uso. Podemos simplificar ambas definiciones con el siguiente gráfico:
Beneficios del CTP
1) Mejorar la visibilidad de los costes
Obtener visibilidad de todos los costes asociados con la compra de un producto o servicio
2) Maximizar el valor
– Maximizar los ahorros y el valor de los gastos de adquisición, funcionamiento, mantenimiento y desecho
– Aumentar la productividad y reducir la carga de trabajo
– Justificar una compra
3) Mejorar la gestión de las relaciones con los proveedores
– Cuantificar e incluir en la estructura de precios los diversos servicios de los proveedores
– Dar una visión general del coste del ciclo de vida del producto
– Destacar los posibles riesgos
Ejemplo práctico
Digamos que compras un coche que es barato, pero que se avería constantemente. Cuando lo llevas a reparar, te das cuenta de que el taller está lejos y las piezas son caras. También pierde valor más rápido que otros coches que cuestan más cuando deseas revenderlo. Tu tiempo también es valioso y todos los viajes al taller de reparación deben ser tenidos en cuenta también. Así que, hagamos las cuentas:
- Coche A
Coste inicial: 10.000€
5 años de reparaciones más el mantenimiento normal: 7.500€
Valor después de 5 años cuando lo vendas: 1.000€ - Coche B
Coste inicial: 20.000€
5 años de reparaciones más el mantenimiento normal: 2.000€
Valor después de 5 años cuando lo vendas: 10.000€
El CTP en 5 años del coche A es de 16.500€, mientras que el CTP en 5 años del coche B es de 12.000€. Aunque el Coche B era más caro en un principio, a la larga es más barato.
Conclusiones
El ejemplo anterior es un cálculo muy simple que podemos encontrar en nuestra vida cotidiana. Parece de sentido común tomar en cuenta los costes de operación (consumo de gasolina) y mantenimiento (reparaciones) antes de comprar un coche. Sin embargo, es sorprendente ver que algunas empresas no aplican estos cálculos cuando están en un proceso de abastecimiento. La atención se centra principalmente en el precio de compra (CTA), mientras que los costes de operación, mantenimiento y desecho permanecen desconocidos y ocultos.
Los costes de operación y mantenimiento a veces se omiten en las cotizaciones de los proveedores y en muchas ocasiones depende del comprador pedir a los proveedores todos los costos incurridos en la adquisición de un producto o servicio. En este sentido, cuanto mayor sea el conocimiento de una categoría, mejor será la negociación y mejores condiciones obtendrá el comprador. Este hecho realza la importancia de aplicar la gestión por categoría en el departamento de compras, permitiendo la especialización de cada comprador.
Además, es muy probable que si no implementamos el CTP nos encontremos con un nuevo problema cuando lleguen las facturas de operación y mantenimiento. En estos casos la organización no asocia el gasto con la compra de un producto específico y llegan los problemas. Estos gastos se etiquetan principalmente como «gastos varios» y «otros», con lo que se pierde la visibilidad del coste total de propiedad de los productos adquiridos.
Puede parecer de sentido común hacer un cálculo completo del CTP antes de comprar cualquier producto, pero creedme, desgraciadamente no es una práctica común. Una práctica común es comprar teniendo sólo visibilidad de la parte superior del iceberg, ignorando o no prestando la atención necesaria a los grandes gastos ocultos bajo el agua.