Definición
El concepto de gestión de categorías es familiar para aquellos en el comercio minorista, refiriéndose al enfoque de agrupar artículos dentro de un entorno de tienda. Este concepto comenzó a ser utilizado por los departamentos de compras en los años 90. Se convirtió en una forma para que las empresas compraran de manera más efectiva y lograran ahorros significativos.
En su nivel más básico, la gestión por categoría se trata de agrupar elementos. Buscamos artículos comprados en toda la empresa y los consolidamos en categorías y subcategorías. El objetivo es tener una visión general del gasto por categorías definidas.
Los requisitos para una implementación exitosa de la gestión por categoría son: generar adquisiciones que satisfagan plenamente las necesidades comerciales acordadas y maximizar la contribución de los proveedores al desarrollo corporativo. La siguiente ilustración resume los elementos necesarios para una gestión por categoría:
La cabeza en el medio representa los conocimientos del comprador requeridos. Esta es básicamente nuestra experiencia como gestores de una categoría específica. Se pueden resumir como:
1. Experiencia en compras
2. Experiencia en la categoría
3. Experiencia en la industrial
Cuánto más amplia sea la experiencia que tengamos como compradores, mejor será nuestro desempeño de la gestión de la categoría.
En la parte superior e inferior de la cabeza encontramos 2 elementos clave que debemos tener en cuenta para el éxito de la gestión por categoría:
4. Asociación de las partes interesadas
Este es uno de los elementos más importantes. Si el departamento de compras no es considerado un socio de confianza dentro de la organización no tendremos éxito como compradores por categoría. Es muy importante asociarse con las partes interesadas internas para participar en cada proyecto y ser considerados una función estratégica capaz de proporcionar valor desde la fase de desarrollo. Los compradores de categorías son expertos en productos específicos, y esto debe ser sabido por todas las partes interesadas del negocio. Depende de la función de compras «vender» sus beneficios internamente para convertirse en un socio estratégico en lugar de una función operativa.
5. Cumplimiento de los procesos y procedimientos
Dentro de una organización existen diferentes procesos y procedimientos que deben seguirse. Normalmente tenemos procesos estratégicos, tácticos, operativos y de apoyo que debemos reconocer. Como se explica en los principios de resolución de problemas, para mejorar continuamente es necesario estandarizar los procesos para luego seguir el proceso PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar).
En el lado derecho encontramos las salidas de la gestión por categoría. Estos son los pasos para implementar con éxito la gestión y estrategias de las categorías:
6. Realizar un análisis de gasto
7. Definir estrategias de categorías basadas en la Matriz Kraljic
8. Estrategia e implementación de abastecimiento (RFI, RFP, RFQ) y establecimiento de contratos con proveedores (KPIs y SLA)
9. Gestión de relaciones con proveedores para garantizar el alto nivel de rendimiento acordado
Los 4 beneficios de la Gestión por Categoría
Hemos definido la gestión por categoría y los diferentes elementos necesarios para una implementación exitosa. Pero, ¿cuáles son los beneficios? Hay 4 beneficios principales:
1) Consolidación del Gasto
Esta actividad nos permite destacar las oportunidades de abastecimiento a través de la segmentación de gastos y el análisis de datos. En última instancia, tendremos datos e información que no permitirá negociar mejor con los proveedores.
2) Reducción de Riesgos
Permite la identificación de riesgos mediante la detección de tendencias que pueden crear un riesgo. Esto permite el desarrollo de un plan de mitigación en una fase inicial.
3) Trabajo en equipo
Hemos mencionado anteriormente la importancia de asociarse con las partes interesadas. En realidad, la gestión por categoría ofrece un gran compromiso con las partes interesadas internas y externas
4) Aprovechar la experiencia y conocimiento
Con una visión profunda de cada categoría obtenemos una mejora en los niveles de servicio, calidad, suministro, innovación y valor.